Claves para sobrevivir al “ritmo frenético” de nuestro día a día
El otro día iba muy apurada de tiempo. En mi cabeza parecía haber una lista infinita de tareas por hacer y sentía que, no solo no avanzaba, sino que cada vez se me acumulaban más cosas: hacer llamadas, escribir correos, hacer compras, contestar whatsapps, comer, llegar a tiempo al trabajo, etcétera.
En ese momento, empecé a observar que el corazón se me aceleraba, comencé a notar cierta presión en el pecho y a darme cuenta de que me estaba sintiendo inquieta y nerviosa por no llegar a tiempo a todo. También me sentía preocupada por las consecuencias de mi mala gestión del tiempo. En definitiva, empezaba a no dar pie con bola y a saltar de una tarea a otra sin terminar ninguna. Vamos, que me estaba agobiando.
Fue entonces cuando decidí parar todo lo que estaba haciendo (¡STOP!) y realizar una lista de las cosas que tenía que hacer. Pues bien, como por parte de magia, esa presión en el pecho, ese pensamiento acelerado y ese nerviosismo desaparecieron como si de un conjuro se tratara. Obviamente, la carrera de Psicología no me la saqué en el colegio de Hogwarts con Harry Potter. Simplemente, al hacer esa lista, pude ser mucho más objetiva a la hora de gestionar mi tiempo.
Me gusta explicar en consulta que nuestra cabeza funciona como un contenedor o un armario con un espacio limitado de pensamientos, emociones, recuerdos o sensaciones. Y, a veces, este armario se queda pequeño, bien porque tenemos muchas cosas dentro o bien porque están mal colocadas. Por esta razón, hay que vaciar de vez en cuando los cajones y volver a ordenarlos, como si se tratase de un cambio de ropa de temporada.
Y eso fue exactamente lo que me pasó: al vaciar mi cabeza y ver escritas mis tareas en una lista, me di cuenta de que lo que tenía que hacer no era tanto, pero en mi cabeza parecía mucho más, porque ahí dentro las tareas estaban todas revueltas. Y una vez que hice esto, pude organizarme en función de mis prioridades, porque claro, dentro de mi cabeza, todas las tareas parecían tener la misma relevancia, pero en realidad no era así.
La matriz de Eisenhower
Así pues, al igual que ordeno mis cajones del armario por colores, prendas de manga larga o corta, abrigos y chaquetas, también ordené mi lista a partir de la matriz de Eisenhower. Esta tabla organiza las tareas en función de dos variables: importancia y urgencia.
La importancia hace referencia a tareas relevantes para nosotros mismos y para nuestros objetivos, que requieren una mayor planificación y que atienden a un compromiso más a largo plazo. Por su parte, la urgencia hace referencia a la inmediatez. Se trata de tareas que hay que realizar a corto plazo y que no se pueden evitar o escapar de ellas. A partir de estas dos variables, nos encontramos con cuatro supuestos:
- Tareas importantes y urgentes: ¡Hazlas ya! Son las tareas de las que primero tendrás que ocuparte. Tienen una prioridad alta y debes intentar realizarlas en el mismo día.
- Tareas importantes y no urgentes: ¡Hazles un hueco! Son tareas necesarias para lograr tus objetivos, pero que no tienen un plazo de realización firme o a corto plazo. Por lo tanto, hay que planificarlas, es decir, encontrar un momento para hacerlas, siempre después de haber realizado las primeras.
- Tareas no importantes y urgentes: ¡Delega! Son tareas que no tienen un objetivo claro, pero que son de carácter inmediato, por lo tanto, no es necesario que nos ocupemos nosotros mismos de ellas, por lo que podemos delegar o pedir ayuda para hacerlas.
- Tareas no importantes y no urgentes: ¡Minimízalas o a la basura! Son las tares que debemos colocar al final de la lista, por ser poco relevantes. Por ello, aunque estas tareas queden inacabas o las realicemos en varios tiempos, no pasará nada. Sin embargo, un error frecuente suele ser que realizamos estas en primer lugar, por ser fáciles de llevar a cabo, cortas o poco laboriosas, pero que están restando tiempo al resto de tareas.
“Perder” unos minutos de tu día a día a organizar tus tareas siguiendo esta tabla, puede ayudarte a “ganar” más tiempo del que imaginas. Así que ya sabes, vacía tus cajones cuando estén desordenados y utiliza este método para reordenarlos.
Alba Psicólogos
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